Kahramanmaraş Kent Meclisi Yürütme Kurulu, her ayın 26’sında düzenli olarak toplanır. Toplantı tarihleri ve süreçler aşağıda belirtilmiştir.
KM Yürütme Toplantı Görüşme Usulü ve Karar Süreci
YÜRÜTME KURULU TOPLANTI USULÜ
- Kent meclisi yürütme kurulu çalışmalarını dijital zeminlerde açık bir şekilde, üyelerin beyan ettiği e-posta ve telefon numaraları üzerinden katılımcı bir anlayışla ve işbirliği içinde yürütür. (Whatsapp üzerinden)
- Yürütme kurulu, aksi bir karar olmadığı sürece her ay belirleyeceği bir gün ve saatte (Her ayın 26’sı) rutin olarak çevrimdışı, çevrimiçi veya yüz yüze toplanır.
- Yürütme Kurulu Koordinatörü, Kent Meclisini temsil eder ve toplantıları yönetir. Koordinatörün bulunmadığı toplantılarda ise Koordinatör Yardımcısı, Koordinatörün görevlerini üstlenir
- Toplantı öncesinde gündem ve ilgili belgeler üyelerin e-posta adresleriyle paylaşılır. Toplantıya kadar gündem maddeleri hakkında görüş ve öneriler toplanır.
- Çevrimiçi toplantılar, toplamda 40+40 dakikalık iki oturumla sınırlı olacaktır.
- Yürütme kurulu, toplantı gündemlerindeki konularla ilgili uygun gördüğü uzman kişi ve kurum temsilcilerini davet edebilir.
- Yürütme kurulu, iç sinerjileri ve demokratik yapısıyla çalışır. Toplantılarda görüşmelerin demokratik usullerle yapılması ve herkese söz hakkı verilmesi esastır.
- Yürütme kurulunda karar almak için en önemli ve tercih edilen yöntem ikna sürecidir. İkna süreci sonuç vermezse, kararlar katılımcıların oy çokluğu ile alınır.
- Yürütme kurulunda dile getirilen görüş ve öneriler, kabul edilirse, kurulun ortak görüşü ve önerisi haline gelir.
- Kurul tartışmaları ve öneriler, grubun web sayfasında yayımlanır ve sosyal medyada paylaşılır.
- Yürütme kurulu, koordinatör tarafından veya üye sayısının üçte birinin teklifiyle olağanüstü toplantıya çağrılabilir.
Kent Meclisi Yürütme Kurulu, ana sözleşmeye aykırı olmamak kaydıyla toplantı usulü ve karar mekanizmalarını yeniden düzenleyebilir.
| GÜN | TOPLANTI KARAR SÜRECİ |
| Her Ay 5-7 3 Gün | Toplantı konusu ve gündemi, önceki aydan belirlenerek üyelere ilgili belgelerle birlikte gönderilir. Ayrıca, bunlar web sayfası ve sosyal medya üzerinden yayımlanarak ilgililerin görüşüne sunulur ve tartışmaya açılır. |
| Her Ay 8-22 15 Gün | Görüş ve önerilerin toplanması için aşağıdaki araçlar kullanılır: İlgili görüş ve öneri formları (Google formlar) kentmeclisi.org web sitesindeki ilgili sayfa ve bloklarda yapılan yorumlar Her çalışma grubu için oluşturulan dijital panolara (padlet) yazılan görüş, öneri, yorum ve beğeniler Sosyal medya platformları (Twitter, Facebook, Instagram, Whatsapp, LinkedIn) üzerinden üyeler ve gönüllülerden alınan görüş ve öneriler Konuyla ilgili önceden mevcut olan kaynaklar, belgeler, raporlar, makaleler gibi dokümanlar. |
| 23-25 3 Gün | Görüşmelere esas olmak üzere taslak metnin hazırlanması Geri dönüşler kurul veya çalışma grubu üyeleri tarafından değerlendirilerek ortak bir metin haline getirilir. |
| Her ayın 26’sında 1 Gün | TOPLANTININ YAPILMASI Toplantı çalışma grubu için belirlenen günde, çevrimiçi, çevrimdışı veya yüz yüze olarak yapılır. Aylık çalışmalar ve gelen geri dönütler değerlendirilir, taslak bir metin hazırlanır. Sonraki ayın konusu ve gündemi belirlenir. |
| Her Ay 27-29 3 Gün | Toplantı süreci ve sonucu ile ilgili nihai bir metnin, dokümanın hazırlanması Aylık yayınların, belgelerin, raporların vb. hazırlanması Yayın araçlarının belirlenmesi, Web sitesi, matbu basın, dijital basın, sosyal medya araçları, e-posta dağıtımı, whatsapp grupları vb. |
| Her Ay 30-5 6 Gün | Aylık çalışma sonuçlarının ve toplantı kararlarının yayımlanması Toplantı sonucu bir yazıya, rapora veya uygun bir belgeye dönüştürülerek ilgili web sayfasından yayınlanır. Sayfada yayınlanan içerik sosyal medyada paylaşılır. Yayınlar ilgili taraflara e-posta üzerinden veya yüz yüze ziyaretlerle paylaşılır. Geri dönüşler takip edilir. Bir sonraki yürütme kurulu toplantısında değerlendirilir. |
