11- Çalışma Grubu Uygulama Yönergesi

Taslaktır.

……………………………. Çalışma Grubunun çalışma usul ve esaslarını belirleyen bu yönerge Kahramanmaraş kent meclis çalışma usul ve esasları yönergesine uygun olarak  hazırlanmıştır. Çalışma  grubunun katılım, açıklık, hesap verirlik, etkililik, tutarlılık, kapsayıcılık ve sürdürülebilirliğini sağlamak amacıyla taslak olarak hazırlanmıştır. 

…………………… çalışma grubu oluşturulduktan sonra grup üyeleri tarafından uygulamaya hazır hale getirilir. Duruma ve ihtiyaca göre çalışma grubu yürütme kurulu tarafından güncellenir.

KAHRAMANMARAŞ KENT MECLİSİ …………… ……………… ……………. ÇALIŞMA GRUBU ÇALIŞMA USUL ve ESASLARI YÖNERGESİ ŞABLONU

1- Amaç

Bu yönergenin amacı, Kahramanmaraş Kent Meclisi bünyesinde kurulan “…………….. ……………….. Çalışma Grubu” nun çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

2- Kapsam

Bu yönergenin kapsamı, Kahramanmaraş Kent Meclisi bünyesinde kurulan “………….. ………. ……… ………. Çalışma Grubu” nun oluşumunu, yönetim ilkelerini, organlarını, görev ve yetkileri ile çalışma usul ve esaslarını kapsar. 

3- Dayanak

Bu yönerge, Kahramanmaraş Kent Meclisi Çalışma, Usul ve Esasları Yönergesi”’ esas alınarak hazırlanmıştır

4- Çalışma grubunun oluşumu

1. …………………. ………. Çalışma Grubu Kent Meclisi‘nin görevleri arasına giren alanlarda projeler üretmek ve uygulamak amacıyla ayrıntılı çalışmalar yapmak, kapsama alanına giren konularda politika ve projeler üretmek üzere konu uzmanlığı olan bireyler ve ilgili kurumların temsilcileri ile gönüllülerden oluşan, gerektiğinde uzman desteği alan, şeffaf ve katılımcı yapıdır.
2. Çalışma grubunun konusu kapsamında, gönüllü olarak yaşadığı kent adına sorumluluk almak isteyen ve   Kahramanmaraş Kent Meclisi Katılım Formu ile başvurusunu yapmış ve Kent meclisi Yürütme Kurulu tarafından üyeliğe kabul edilmiş, kişi, kurum ve kuruluş temsilcilerinden oluşur. 
3. …………… ………….. ………….çalışma grubu üç üye ile kuruluş çalışmalarına başlar, üye sayısı 10 olduğu  zaman kendi aralarında yapacakları seçimle yürütme ve danışma kurullarını oluşturarak kuruluşunu tamamlar. 
4. ………….. …………. çalışma grubu bu şablonu kullanarak kendi çalışma usul ve esasları yönergesini hazırlar. Yönerge çalışma grubu yürütme kurulu tarafından üyelerin isteği ile şartlara uygun olarak yenilenir.
5. …………………. ……………. çalışma grubu çalışmalarını stratejik düşünme ve döngüsel yaklaşımla yürütür. Bu kapsamda çalışma grubu yürütme kurulu tarafından basit, ama uygulanabilir, aynı zamanda sürdürülebilir bir stratejik plan hazırlanır. (karmaşık, kafa karıştırıcı, yorucu, teknik kavramlardan oluşan planlamalardan özellikle kaçınılır.)

5- Çalışma Grubunun Amaçları (Görevleri)

1. …………………. …………… alanında çalışan toplumsal dönüşüme katkı verebilecek kişileri bir araya toplamak, verimlilik ve etkinliğini arttırmak, mesleki gelişme ve dayanışmalarını sağlamak, 
2. Üyelerinin gelişim ve değişime açık, özgür düşünen, insan temel hak ve özgürlüklerine saygılı, araştıran ve üreten bireyler olmalarına ortam hazırlamak,
3. Çalışma alanında ülkemizde ve dünyada yaşanan gelişmeleri izlemek ve kentimize aktarılmasına yardımcı olmak,,
4. Çalışma alanlarıyla ilgili olarak kurs, konferans, kurultay, seminer, panel, açık oturum vb. kültürel, sanatsal, sosyal, mesleki toplantılar yapmak ve eğitim çalışmaları düzenlemek, bilgi alışverişi ve işbirliği imkânları oluşturmak,
5. Amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olan her türlü bilgi, belge, doküman ve yayınları temin etmek, çalışmalarını duyurmak için amaçları doğrultusunda kentmeclisi.org ve bağlantılı sosyal medya programları üzerinden yayın, e-bülten, bülten, gazete, dergi, kitap vb. yayınlar yapmak, video yayınları, radyo ve televizyon programları hazırlamak, yayınlanmasını sağlamak
6. Amaca uygun faaliyetlerin etkinleştirilmesi ve geliştirilmesi için güncel ve geleceğe yönelik konularda araştırmalar yapmak, toplumsal sorunlara çözüm önerileri geliştirmek, raporlar hazırlamak, anketler düzenlemek, sonuçlarını yorumlamak ve gelişmeleri kamuoyuna yansıtmak, 
7. ………………………… …………  ……………. alanında kentsel kimlik, kente aidiyet ve kente karşı sorumluluk bilincini geliştirmek, yaşadığı kent ile ilgili sorun ve ihtiyaçlarının incelenmesi, nedenlerin araştırılması ve çözüm yollarının belirlenmesi için projeler geliştirmek, yalnızca çözüm aşamasında değil planlamada da kent paydaşlarının katılımını sağlamak,
8. ……………………. ……. çalışma alanı ile ilgili sorunları görünür hale getirmek, sorunların analizini yapmak, çerçevesini çizmek, 
9. Amacın gerçekleştirilmesi için gerek görülmesi halinde, iş dünyası, sivil toplum kuruluşları, kamu kurum ve kuruluşları ile görev alanlarına giren konularda ortak projeler hazırlamak ve hazırlanmasına destek vermek, projelerinin yürütülmesinde görev almak,
10. …………………. ………………….. çalışma grubunun faaliyet alanı içerisinde üyelerinin gelişmesi ve teknik bilgilerinin artmasını sağlamak gayesi ile kurslara, seminerlere vs. göndermek, yurt içinde ve yurt dışında seyahatlerini sağlamak için maddi ve manevi yardımda bulunmak, 
11. …………… ………….. çalışma alanı ile ilgili veriler toplamak, İlgili kaynakların envanterini çıkarmak, toplum adına harekete geçirmek, önerileri ve eleştirileri değerlendirmek,
12. ………………. …………..alanı ile ilgili akademik çalışmalar ve araştırmaları derlemek, değerlendirmek, yeni yapılacak akademik çalışmaları ilgi sorun alanlarına yönlendirmek, gerçek sorunlar üzerinden araştırma, makale, yüksek lisans, doktora tezleri vb. hazırlanmasına ortam hazırlamak,
13. …………………….. aalışma alanı ile ilgili tarafları bir araya getirmek, işbirlikleri geliştirmek,
14. ……………….. ………. alanında çalışmaları ile temayüz etmiş insanları ortaya çıkarmak, bilgisini, becerisini, tecrübesini, yapılacak çalışmalarda değerlendirmek, çeşitli vesilelerle ödüllendirmek, çalışmalarını teşvik etmek,
15. Nesiller arası kopukluğu gidermek için gençlerle bir araya gelecek ortamlar oluşturmak, oluşmuş bilgi, beceri ve tecrübeyi gençlere aktarmak, gençliğin enerjisini toplumsal sorumluluk bilinciyle ortaya çıkarmak, değere dönüştürmek. 

6- Çalışma İlkeleri

………………………….. …… Çalışma Grubu Kent Meclisi Çalışma Usul ve Esasları Yönergesi 6. maddede yer alan çalışma ilkeleri doğrultusunda hareket eder. Çalışmalarına aşağıdaki hususları temel alır. Bunlar:

1. Ahlâkî, millî ve insanî değerlere bağlılık, 
2. Kendi insan kaynaklarımıza güvenerek çözüm üretmek ve uygulamak  
3. Görev bilinci ve sorumluluğu içinde etkin çalışmak, 
4. Değişime açık, bilimsel, verimli, üretken ve sürekli gelişmeden yana olma, 
5. Toplumsal, kültürel, sanatsal ve çevresel duyarlılık, 
6. Açık ve etkili iletişim kurma,
7. Adalet ve özgürlükten yana olma, 
8. Bilgi ve teknolojiyi etkin ve verimli kullanma.
9. İsraflardan kaçınma, değerlere odaklanma 
10. Stratejik düşünme ve döngüsel yaklaşım
11. Yerinde ve zamanında çalışma
12. Kalite ve yalın düşünce sistemini çalışma tarzı olarak benimseme, 
13. Karar alma, uygulama ve eylemlerde katılımcı, paylaşımcı, şeffaf ve açık olma.
14. Gönüllülük esasına göre çalışma, yeni katılımlara açık ve hoşgörülü olma.
15. Çalışmalarında herhangi bir kişisel çıkara yol açmaktan kaçınma.
16. Bütün ideolojik, siyasi ve ekonomik güçlerden bağımsız olma.

7- Çalışma Grubu Üyeliği

……………….. …..Çalışma Grubuna bireysel ve kurumsal üyeliğin kabulü, katılımcıların dijital olarak hazırlanmış olan “Kahramanmaraş Kent Meclisi Katılım Formu” nu doldurup, kabul etmesinden sonra, kahramanmaraş Kent Meclisi Yürütme Kurulu onayı ile gerçekleşir. Çalışma gruplarına kabul edilen üyelere bilgilendirme notu gönderilir. Çalışma gruplarında üç tür katılım söz konusudur. Bunlar: Kurumsal üyelik, bireysel üyelik ve gönüllü katılımıdır.

1. Çalışma Grubu Kurumsal Üyelikler 

Kamu kurumları, yerel yönetimler, sivil toplum kuruluşları, meslek kuruluşları, odalar, ilgili özel sektör kuruluşları, vb. kurumsal üye olabilir. Kurumlar esas olarak başkanları ile temsil edilir. Ancak kurum adına temsilci görevlendirmesinde bulunulabilir. Kurumlar çalışma gruplarının ilgi alanı kapsamında alt birimleri ile de kurumsal üyelikler oluşturabilir. 

2. Çalışma Grubu Bireysel Üyelikler 

Bireysel üyelikler, çalışma grubunun konusu kapsamında, bilgi, beceri ve uzmanlıklara sahip gönüllü olarak yaşadığı kent adına sorumluluk almak isteyen  ve   Kahramanmaraş Kent Meclisi Katılım Formu ile üyelik başvurusunu yapmış ve Kent Meclisi Yürütme Kurulu tarafından üyeliğe kabul edilmiş, gönüllülerden oluşur.

Üyelerinin görev ve sorumlulukları 

• ……………… ………. Çalışma grubu üyeleri aynı zamanda kent meclisi, koordinatörü ise yürütme kurulunun tabii üyesidir
• Çalışma Grubu üyeleri, çalışma grubu toplantılarına iştirak eder
• Çalışma Grubu toplantılarında alınan kararlar doğrultusunda, çalışma grubunun proje ve etkinliklerinde görev alır. 
• ………………. ……….. çalışma grubunda, gönüllülük esasına dayalı katılım esas olmakla beraber, mazeret bildirmeksizin üst üste üç toplantıya katılmayan üyenin üyeliği askıya alınır. 

3. Çalışma Grubu Gönüllü Katılımı

…………..  konuları kapsamında ilgi duyan ve katkı vermek isteyen herkes gönüllü katılım sağlayabilir, ilgili iletişim kanalları üzerinden veya doğrudan görüş ve önerilerde bulunabilir. 

8- Çalışma Gruplarının Organları

1. Çalışma Grubu Yürütme Kurulu
2. Çalışma Grubu koordinatörü/Temsilcisi,
3. Çalışma Grubu Danışma (Etik) Kurulu

1. …………………………………  ,,,,……. Çalışma Grubu Yürütme Kurulu

Kent Meclisi ………………………… ………Çalışma Grubu Yürütme Kurulu, çalışma alanı ile ilgili iş ve işlemleri, kent meclisi çalışma grupları çalışma usul ve esasları yönergesine göre yürüten icra organıdır.

1. Çalışma Grubu Yürütme Kurulu, bir takvim yılını içeren dönemler halinde çalışır, çalışma grubu üyeleri tarafından bir yıl görev yapmak üzere seçilen en az 5 kişiden oluşur. asil üyeler kadar yedek üyeler de seçilir. Asil üyeliklerden boşalma olduğu takdirde yedek üyeler arasından sırasıyla asil üye olur.  
2. Yürütme kurulu ilk toplantısında koordinatörünü,  koordinatör yardımcısını ve sekreterini seçerek görev dağılımı yapar. Seçimler üyelerin üçte birinin isteği üzerine yenilenebilir.
3. Kent meclisi …………………………………………………….. çalışma grubu  koordinatör (temsilcileri) aynı zamanda “Kent Meclisi Yürütme Kurulu” tabii üyesidir.  
4. Yürütme kurulu, Çalışma grubu çalışma usul ve esasları yönergesini ve çalışma grubu stratejik planını hazırlar, Çalışmaların yönerge ve plan doğrultusunda yürütülmesini sağlar. Çalışma grubunun gündemini tespit eder, çalışma takvimini hazırlar ve  uygulanmasını sağlar. Oluşturulan görüşleri, önerileri ve projeleri değerlendirir,  ilgili kurumlara sunar ve uygulamayı izler.

2. Çalışma Grubu Koordinatörü/Temsilcisi

………………………………. Çalışma Grubunda hiyerarşik bir yapılanmanın  koordinatörü ya da grubun amiri sıfatını taşımaz. Eşitler arasında birinci konumunda olup, diğer üyelerle eşit oy hakkına sahiptir. 

…………………………… Çalışma Grubu  koordinatörü/Temsilcisinin görev ve yetkileri şunlardır; 

• Çalışma Grubunu temsil eder, görev ve yetkilerini kullanırken tüm üyelere karşı sorumludur, eylem ve işlemlerinde grup üyeleri ve düşüncelerini dikkate alır. 
• Grup çalışmalarının hedef ve planlarına uygunluğunu sağlamak ve izlemekle yükümlüdür. 
• Üyeler arasındaki iletişimi sağlar, iş bölümünü yapar. Toplantıları planlar, yönetir ve çıktılarını paylaşır. 
• Çalışma grubu üyelik bilgilerini, toplantı tutanaklarını, proje çalışmalarını, çalışma grupları üye listelerini  grubun dijital uygulamalarında tutar ve güvenliğini sağlar. 

3. ……………………………………… Çalışma Grubu Danışma (Etik) Kurulu

…………………….. Çalışma Grubu Danışma Kurulu, çalışma grubu üyeleri tarafından seçilen en az 3 kişiden oluşur, asil üyeler kadar yedek üyeler de seçilir. Asil üyeliklerden boşalma olduğu takdirde yedek üyeler arasından sırasıyla asil üye olur.  Danışma kurulu ilk toplantısında  koordinatörünü,  koo rdinatöryadımcısını ve sekreterini seçerek görev dağılımı yapar.

Danışma Kurulu’nun görevleri arasında şunlar yer almaktadır: 

1. Çalışma grubunun faaliyetlerinin yasalara, yönerge esaslarına uygun olarak yürütülüp yürütülmediğini denetlemek. 
2. Çalışma grubunun görevleri kapsamında ve çalışma ilkeleri doğrultusunda çalışmasını kontrol etmek, uygun olmayan durumlarda düzeltici faaliyetlerde bulunmak, 
3. Kent meclisi ………………………. çalışma grubu çalışma usul ve esasları yönergesi hükümlerine aykırı davranan, ilke ve ideallerini zedeleyen tutum ve davranışlarda bulunanları uyarmak, gerekirse üyeliğini kısıtlamak,
4. Çalışma grubunun bağımsız bir organı olarak etik kurulu olarak da görev yapmak.

 9- Toplantı ve Görüşme Usulü

1. Kahramanmaraş Kent Meclisi Çalışma ………………………………….Grubu çalışmalarını dijital zeminlerde açık bir şekilde, üyelerin beyan ettiği e-posta ve telefon numaraları üzerinden katılımcı bir anlayışla ve işbirliği içinde yürütür. (Google classroom)
2. Aksi belirtilmedikçe grup toplantıları her ayın çalışma grubu yürütme kurulu tarafından belirlenecek bir gün ve saatinde rutin olarak çevrimdışı, çevrimiçi veya yüz yüze olarak yapılır.
3. ……………………… Çalışma Grubu  koordinatörü grubu temsil eder, toplantıları yönetir,  koordinatörün olmadığı toplantılarda  koordinatör yardımcısı  koordinatörün görevlerini üstlenir.
4. Toplantı öncesi toplantı gündemi, gündem ile ilgili belge ve dokümanlar üyelerin e-posta adresleri üzerinden paylaşılır. Toplantıya kadar gündem maddeleri ile ilgili görüş ve önerileri toplanır. 
5. Çevrimiçi (online) yapılacak toplantıların 40+40 dakikalık iki oturumu geçmeyecek biçimde gerçekleştirilmesine özen gösterilir. 
6. Çalışma Grubu, toplantı gündemlerindeki konular ile ilgili olarak uygun gördüğü uzman kişi, kurum ve kuruluş temsilcilerini toplantılara davet edebilir. 
7. Çalışma Grubu kendi iç sinerjileri ve demokratik yapıları ile çalışır. Toplantılarda görüşmelerin demokratik usullerle yapılması ve herkese söz hakkı verilmesi esastır.
8. Çalışma Grubu içinde en önemli ve tercih edilmesi gereken yol ikna etme sürecidir. İkna süreci sonuç vermiyor ise kararlar toplantıya katılanların oy çokluğu ile alınır.
9. Çalışma grubunda dile getirilen görüş ve öneriler bireyleri bağlar, bu görüş ve öneriler çalışma grubu yürütme kurulu tarafından kabul edilirse grubun ortak görüşü ve önerisine dönüşür. 
10. Grup tartışmaları, ortaya çıkan görüş ve öneriler grubun web sayfasında yayınlanır, sosyal medya araçlarında paylaşılır. 
11. Çalışma grubu yürütme ve danışma kurulları  koordinatörleri doğrudan veya katılımcı sayısının üçte birinin teklifi üzerine olağanüstü toplantıya çağrılabilir. 

 10- İletişim ve Etkileşim Kanalları

1. Üyelerin katılım sözleşmesinde yer alan e-posta adresleri ve mobil telefon numaraları Kahramanmaraş Kent Meclisi ………………………………  Çalışma Grubunun işlemleri için resmi iletişim, işbirliği, katılım ve paylaşım aracı olarak kullanılır. 
2. Çalışma grubu, www.kentmeclisi.org sitesinde, grup için oluşturulan sayfa üzerinden  ve facebook, twitter, instagram, linkedin. vb.  sosyal medya araçları ile halka ulaşılır.
3. Çalışmalar google classroom üzerinden ve google araçları kullanılarak yapılır. Grup içi iletişim, üretim, paylaşım, duyuru, görevlendirme, planlama, toplantı vb etkinlikler buradan yapılır. Google classroom sadece çalışma grubu üyelerine açık olarak kullanılır. 
4. Oylamalar, anketler ve veri toplama işlemleri dijital formlar üzerinden üyelerin resmi e-posta adreslerine gönderilerek yapılır. 
5. …………………………. ……..çalışma grubu toplantılarını dijital toplantı uygulamaları (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams vb) üzerinden yapar, toplantı süresi 40+40 dakika ve iki oturum olarak planlanır. Toplantı öncesi gündem ile ilgili dökümanlar katılımcılarla paylaşılır. Toplantının gerekirse kaydı yapılır. 
6. Geri bildirimler her kurul ve çalışma grubu için ayrı ayrı oluşturulacak geri bildirim formları ve dijital panolar üzerinden yapılır ve ilgili kurul ve çalışma gruplarınca değerlendirilir ve dikkate alınır.
7. Kent Meclisinin ……………………………… çalışma grubunun dijital kanalları ve web sitesi çalışmaları mümkünse kendi içinde, değilse  “Teknoloji, İletişim ve Sosyal Medya Çalışma Grubu” tarafından yardım alınarak sağlanır. 

11-  Çeşitli Hükümler

1. Bu yönergede yer almayan konuların çözümü için çalışma grubu danışma kuruluna başvurulur. Bununla birlikte karşılıklı görüşme ve uzlaşma temel yöntemdir.
2. Çalışma grubu üç üye ile geçici yürütme kurulu olarak faaliyetlerine başlar, 
3. Geçici yürütme kurulunun görevi kurucu belge taslaklarını hazırlamak, çalışma grubuna üyeler kazandırmak, üye sayısı 10’u geçtiğinde çalışma grubunu toplamak ve yeni çalışma grubu organlarının seçilmesini sağlamaktır. 
4. Çalışma grubu ilk toplantısında yeni yürütme ve danışma kurullarını oluşturur. Bu aşamadan sonra geçici yürütme kurulunun görevi sona erer. 
5. Çalışma grubu ilk toplantısını, kurucu üyelerin çağrı yazısı ile ve bildirilen gündemle, ilan edilen yer ve tarihte yapar. Yeni yürütme ve danışma kurullarını oluşturur. Bu toplantıda çalışma grubu yönergesi kabul edilir, çalışma grubu çalışmalarına başlar.  

12- Ekler

1. Kahramanmaraş Kent Meclisi Çalışma, Usul ve Esasları Yönergesi (Taslak)
2. Kahramanmaraş Kent Meclisi Katılım Formu
3. www.kentmeclisi.org

13- Çalışma Grupları Kurucu Üyeleri

S	Adı Soyadı	Kurum – Kuruluş	Görevi	İmzası
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Ana Sayfa / 11- Hukuk Çalışma Grubu / 11. Yürütme / 11. Danışma / 11. Stratejik Plan / 11.1. Stratejik Düşünme / 11.2. Mevcut Durum / 11.3. Paydaşlar / 11.4 Sorunlar / 11.5. Amaç ve Hedefler / 11.6. Faaliyet Analizi / 11.7. Bütçe ve Kaynak / 11. Yönerge / 11. Toplantı Süreci / 11. Çalışma Ortamı / 11. Etkinlikler / 11. Projeler / 11. Öneriler / 11. Arşiv / 11. İletişim